REGULAMIN UDZIAŁU W BAZARCHU – TARGACH KSIĄŻKI ARCHITEKTONICZNEJ

ODBYWAJĄCYCH SIĘ W WARSZAWIE W DNIACH 22-23 PAŹDZIERNIKA 2022 ROKU


1.Organizatorem wydarzenia pn. BAZARCH (zwanego dalej Wydarzeniem) jest Fundacja Centrum Architektury, z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 115/338, KRS: 0000386826 (zwana dalej Organizatorem).


2.Udział w wydarzeniu polega na prezentacji na stoiskach targowych publikacji i produktów wpisujących się w tematykę architektoniczną przez wydawców i producentów (zwanych dalej Wystawcami) oraz na ewentualnej organizacji spotkań w ramach programu dodatkowego.


3.Wydarzenie odbywa się w dniach 22-23 października 2022 roku; w sobotę w godzinach 11:00-19:00 oraz 11:00-18:00 w przestrzeniach Mazowieckiego Instytutu Kultury, zlokalizowanego przy ul. Elektoralnej 12 w Warszawie.


     a. Spotkania w ramach programu dodatkowego będą się odbywać w oba dni wydarzenia w godzinach określonych przez organizatora.


     b. Organizator wyznaczy dodatkowy czas przed wydarzeniem, w ramach którego wystawcy będą mogli przygotować swoje stoiska.


     c. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany wyznaczonych godzin w razie nieprzewidzianych okoliczności.


4.Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia Wystawcy przez Organizatora i uiszczenie opłaty za udział.


5.W celu wzięcia udziału w Wydarzeniu, potencjalni Wystawcy rejestrują się poprzez formularz zgłoszeniowy przekazany im w zaproszeniu przez Organizatora.


6.Udział w charakterze Wystawcy jest płatny. Opłata za udział wynosi 420 złotych netto.  Obejmuje ona organizację przestrzeni targów, zapewnienie krzesła i stołu, promocję, w tym w mediach społecznościowych: Facebook  i Instagram. Opłata za udział obejmuje również możliwość zorganizowania spotkania autorskiego, wykładu lub dyskusji w ramach programu dodatkowego.


7.Po otrzymaniu zgłoszenia poprzez formularz, organizator potwierdza zakwalifikowanie wystawcy do udziału w wydarzeniu i przesyła fakturę wystawioną na dane rozliczeniowe przekazane w formularzu zgłoszeniowym wraz z rachunkiem bankowym, na który należy uiścić opłatę za udział.


     a.     Organizator potwierdza zakwalifikowanie wystawcy w terminie 14 dni od przesłania zgłoszenia.


     b.     Wystawca jest zobowiązany uiścić wpłatę w terminie 14 dni od wystawienia faktury.


8.W przypadku rezygnacji Wystawcy nie przysługuje zwrot opłaty za udział.


9.W ramach formularza zgłoszeniowego wystawcy przekazują organizatorowi logotyp wystawcy (maks. 5 plików o łącznej wadze 10 MB) oraz nazwę, która w takiej formie będzie prezentowana w kanałach komunikacji oraz podczas samego wydarzenia.


10.Wystawcy otrzymują do dyspozycji stoły, na których będą prezentować odwiedzającym targi swój asortyment.


     a.     Tematyka targów, a w związku z tym przedmioty prezentowane i sprzedawane na stołach Wystawców, obejmują: książki, czasopisma, gadżety, a także plakaty związane z architekturą, historią miast i wsi, planowaniem przestrzennym, budownictwem, urbanistyką, socjologią miast, sztuką w przestrzeni publicznej, dziedzictwem, zabytkami oraz innymi dziedzinami, których tematyka łączy się z wcześniej wymienionymi.


     b.     Organizator zastrzega sobie prawo braku możliwości podnajmowania stołu osobom trzecim.


     c.     Zabroniona jest prezentacja i sprzedaż asortymentu, który jest zakazany przez polskie prawo lub do którego sprzedaży, zgodnie z prawem wystawca nie posiada koncesji.


     d.     W przypadku złamania przez Wystawcę zakazu z pkt. 11, Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia wystawcy z udziału w Wydarzeniu.


     e.     Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz formę sprzedawanych lub prezentowanych produktów na stoisku Wystawcy.


11.Organizator przygotowuje przestrzeń wystawową i wyznacza stoisko każdego Wystawcy.

     


12.Wystawca aranżuje stoisko samodzielnie. Wszelkie potrzeby związane z aranżacją i zatowarowaniem stoiska Wystawca zgłasza Organizatorowi z adekwatnym wyprzedzeniem. 


13.Chęć zorganizowania spotkania, wykładu lub dyskusji, o których mowa w pkt. 6a, wystawca zgłasza Organizatorowi poprzez formularz zgłoszeniowy lub na dalszym etapie, z odpowiednim wyprzedzeniem do Wydarzenia. Tematyka programu dodatkowego pokrywa się z zakresem określonym w pkt. 10a. Wystawca ustala godzinę wydarzenia, jego tytuł i szczegóły wraz z Organizatorem.


14.Organizator prowadzi promocję Wydarzenia. W celu poszerzenia możliwości promocyjnych Organizator prześle Wystawcom materiały promocyjne wydarzenia w celu samodzielnego wykorzystania w swoich kanałach komunikacji.


15.Wystawca może przesłać swoje dodatkowe materiały promocyjne wraz z zaleceniami dotyczącymi ich wykorzystania przez Organizatora kanałach promocji i komunikacji Wydarzenia.


     a.     Organizator zastrzega sobie prawo selekcji dodatkowych materiałów promocyjnych spośród wystawców, zwłaszcza w wypadku ich nadmiernej ilości.


     b.     Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dodatkowych materiałów promocyjnych o zbyt niskiej jakości technicznej, naruszających prawo lub prywatność osób trzecich.


     c.     Wystawca wyraża zgodę na publikację dodatkowych materiałów promocyjnych uprzednio w formularzu zgłoszeniowym i potwierdza, że posiada do nich pełnię praw autorskich.


16.Wystawca korzysta z powierzchni wydarzenia, aranżuje stoisko i prowadzi je w trakcie Wydarzenia zgodnie z zasadami BHP, PPOŻ i regulaminem obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie. Organizator zastrzega sobie prawo braku możliwości instalacji roll up’ów i innych konstrukcji promocyjnych, jeśli mogą one wpłynąć na zasady wymienione w zdaniu powyższym.


17.Wystawca zostanie zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy wszelkich zniszczeń obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, uszkodzeń jego wyposażenia, bądź wszelkich działań niezgodnych z niniejszym regulaminem, powstałych z winy Wystawcy, bądź osób mu towarzyszących.


18.Organizator nie chroni stoisk i asortymentu przed zniszczeniem i utratą podczas wydarzenia. Wystawcy ubezpieczają się we własnym zakresie i na własny koszt. Jednocześnie Organizator jest upoważniony do zastosowania wszelkich dostępnych środków w celu zabezpieczenia stoisk i przestrzeni wystawowej.


19.Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania wydarzenia.


     a.     W przypadku odwołania wydarzenia z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Organizatora ciąży na nim obowiązek niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Wystawców i zwrot opłaty za udział.


     b.     W przypadku odwołania Wydarzenia z powodu decyzji administracyjnej Wystawcy przysługuje zwrot opłaty za udział. Jeśli decyzja administracyjna zostanie wydana mniej niż 21 dni przed datą Wydarzenia, zwrot opłaty za udział może zostać pomniejszony o 10% w celu pokrycia dotychczasowych kosztów organizacyjnych.


     c.     Wydarzenie może być również odwołane z powodu siły wyższej.


20.W razie potrzeby wynikającej z sytuacji epidemiologicznej w Polsce Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zasad bezpieczeństwa w celu ochrony zdrowia gości Wydarzenia. Organizator wprowadza zasady przede wszystkim na podstawie zaleceń Ministerstwa Zdrowia i Głównej Inspekcji Sanitarnej.


21.Administratorem danych osobowych Wystawcy i osób reprezentujących lub działających w jego imieniu przedstawicieli wskazanych w Formularzu zgłoszeniowym i na dalszym etapie współpracy z Organizatorem w związku ze współpracą przy organizacji Wydarzenia jest Fundacja Centrum Architektury z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 115/338 (zwana dalej Administratorem).


22.Wyżej wspomniane dane osobowe będą przetwarzane w szczególności w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na przetwarzaniu danych osobowych w celach organizacyjnych, promocyjnych i logistycznych związanych z Wydarzeniem.


23.Wyżej wspomniane dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora związane z realizacją Wydarzenia. Dane osobowe mogą być także przekazywane uprawnionym organom w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa.


24.Wszystkie inne kwestie związane z danymi osobowymi w ramach organizacji Wydarzenia, rozpatrywane będą zgodnie z wymogami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.


25.Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu, a także do podporządkowania się poleceniom przedstawicieli Organizatora w zakresie utrzymania porządku i bezpieczeństwa Wydarzenia w tym także dotyczących poziomu hałasu emitowanego na terenie Wydarzenia.


26.Wszelkich informacji dotyczących wydarzenia udziela koordynator z ramienia Organizatora pod adresem mailowym: rejestracja@centrumarchitektury.org


27.Organizator zastrzega sobie możliwość zmian i uzupełnienia regulaminu w każdej chwili.


     a.     Zmiany regulaminu lub jego uzupełnienia zostaną przekazane wystawcom drogą poczty elektronicznej na adres wskazany w formularzu zgłoszeniowy.


     b.     Organizator uzupełni szczegóły logistyczne dotyczące aranżacji oraz zatowarowania stoisk i inne kwestie organizacyjne w formie broszury informacyjnej dla wystawców z odpowiednim wyprzedzeniem wydarzenia.